FIFO là gì? Đây là phương pháp quản lý kho theo nguyên tắc “nhập trước – xuất trước”, giúp hàng hóa được luân chuyển đúng thứ tự thời gian, hạn chế tồn kho lâu ngày và giảm rủi ro hư hỏng. FIFO đặc biệt phù hợp với ngành hàng có hạn sử dụng như thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm và cả các lĩnh vực sản xuất cần kiểm soát nguyên vật liệu theo lô. Bằng cách áp dụng đúng, doanh nghiệp không chỉ tối ưu báo cáo tồn kho mà còn nâng cao hiệu quả vận hành và giảm chi phí lưu kho. Nội dung dưới đây sẽ phân tích chi tiết khái niệm, đặc điểm và cách áp dụng phương pháp FIFO trong thực tế.
FIFO còn là một phương pháp tính giá trị hàng tồn và giá vốn
FIFO (First In – First Out) là phương pháp quản lý kho và luân chuyển hàng hóa theo nguyên tắc "nhập trước – xuất trước". Nghĩa là những sản phẩm nhập kho sớm sẽ được ưu tiên xuất kho trước so với sản phẩm nhập sau. Phương pháp này đảm bảo hàng hóa không bị tồn đọng quá lâu, đặc biệt phù hợp với các ngành sử dụng nguyên vật liệu có hạn sử dụng như thực phẩm, mỹ phẩm, dược phẩm hay các mặt hàng có giá trị biến động theo thời gian. Trong kế toán kho, FIFO còn là một phương pháp tính giá trị hàng tồn và giá vốn, giúp doanh nghiệp phản ánh chính xác hơn giá trị tài sản và chi phí theo biến động thị trường. Khi áp dụng FIFO, chi phí hàng bán thường được ghi nhận dựa trên giá nhập cũ, trong khi giá trị hàng tồn phản ánh giá nhập mới hơn, giúp báo cáo tài chính sát thực tế.
>>> MUA NGAY: Xe đẩy hàng Nikawa FWS-180
>>> XEM TOÀN BỘ DANH MỤC: XE ĐẨY HÀNG
Phương pháp FIFO có đặc điểm quan trọng nhất là tính tuần hoàn và kiểm soát tuổi hàng. Hàng hóa được di chuyển theo trật tự thời gian nhập kho, đảm bảo luân chuyển đều và giảm rủi ro tồn kho chết. FIFO giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát chất lượng sản phẩm vì các lô hàng cũ luôn được xử lý trước. Đặc điểm tiếp theo là khả năng tối ưu chi phí lưu kho: khi hàng hóa không nằm quá lâu trong kho, doanh nghiệp giảm được chi phí bảo quản, duy trì nhiệt độ, kho lạnh, hay bảo trì. Bên cạnh đó, FIFO thường được sử dụng trong môi trường có giá hàng hóa tăng theo thời gian, bởi giá trị hàng tồn kho cuối kỳ sẽ cao hơn, làm tăng tổng tài sản ghi nhận trên báo cáo tài chính. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi quy trình quản lý kho chặt chẽ, bố trí kệ hàng hợp lý và hệ thống kiểm soát chính xác, nếu không sẽ dễ xảy ra nhầm lẫn giữa các lô hàng nhập trước – nhập sau.
>>> MUA NGAY: Xe đẩy hàng Nikawa WFA-300DX
Doanh nghiệp có thể bố trí kho dạng dòng chảy một chiều
Để áp dụng FIFO hiệu quả, doanh nghiệp cần thiết kế kho theo luồng di chuyển logic. Hàng nhập trước được đặt ở vị trí dễ lấy hơn, gần lối xuất kho hơn. Không nên xếp hàng chồng lấn hoặc đặt hàng mới lên phía trước hàng cũ. Doanh nghiệp có thể bố trí kho dạng dòng chảy một chiều: cửa nhập – khu lưu trữ – cửa xuất. Mô hình này giúp giảm sai sót và hạn chế việc nhân viên vô tình lấy hàng mới xuất trước. Với sản phẩm thực phẩm tươi sống hoặc hàng đông lạnh, việc phân chia khu vực theo lô, hạn sử dụng và ngày nhập là yêu cầu bắt buộc.
Mỗi lô hàng khi nhập kho cần được gắn nhãn rõ ràng với các thông tin: ngày nhập, số lô, hạn sử dụng, nhà cung cấp, mã sản phẩm. Hệ thống nhãn giúp nhân viên thao tác chính xác khi xuất hàng theo thứ tự thời gian. Doanh nghiệp cũng nên thực hiện kiểm tra định kỳ để đảm bảo không có hàng hóa bị bỏ quên, mất nhãn hoặc lẫn vào khu vực khác. Với kho có nhiều dòng sản phẩm, việc phân màu nhãn theo từng nhóm sản phẩm hoặc theo tuần nhập có thể giúp nhận diện nhanh hơn.
Phần mềm quản lý kho (WMS) hoặc ERP có chức năng theo dõi lô hàng, cảnh báo hạn sử dụng và tự động đề xuất lô xuất kho theo FIFO giúp giảm sai sót trong quá trình vận hành. Thay vì quản lý bằng Excel hay giấy tờ thủ công, hệ thống số hóa cho phép cập nhật dữ liệu thời gian thực, tạo báo cáo tồn kho, dự báo nhu cầu và điều phối nhập hàng tối ưu. Các phần mềm hiện đại còn tích hợp QR code hoặc RFID, giúp nhân viên quét mã nhanh chóng để xác định đúng lô hàng cần xuất.
>>> MUA NGAY: Xe đẩy hàng Nikawa WFA-600Y
Dù có hệ thống và quy trình tốt, phương pháp FIFO chỉ hoạt động hiệu quả khi đội ngũ vận hành hiểu rõ nguyên tắc và thực hiện đúng. Doanh nghiệp cần đào tạo nhân viên kho, giao nhận, kế toán và quản lý về quy trình luân chuyển hàng, cách ghi nhận dữ liệu, cách xử lý hàng lỗi, quy tắc sắp xếp kệ hàng và cách kiểm soát theo hạn sử dụng. Việc đào tạo liên tục giúp duy trì tính nhất quán, đặc biệt trong môi trường có nhiều ca làm và luân chuyển nhân sự.
Khi được triển khai chuẩn, phương pháp FIFO mang lại nhiều lợi ích rõ rệt cho doanh nghiệp. Trước hết, FIFO giảm tối đa tình trạng tồn kho lâu ngày, hư hỏng, giảm chất lượng, đặc biệt với hàng hóa có hạn sử dụng hoặc chịu tác động môi trường. Tiếp theo, doanh nghiệp tối ưu chi phí lưu kho và vận hành, vì hàng hóa được luân chuyển đều, không bị ứ đọng. Về mặt tài chính, FIFO giúp phản ánh giá trị hàng tồn thực tế và tạo báo cáo chính xác hơn, hỗ trợ doanh nghiệp trong việc lập kế hoạch ngân sách và định giá bán. Ngoài ra, phương pháp này còn cải thiện trải nghiệm khách hàng: sản phẩm đến tay người tiêu dùng luôn mới, chất lượng tốt, hạn sử dụng dài. Cuối cùng, FIFO giúp doanh nghiệp nâng cao uy tín với đối tác và nhà cung cấp khi kiểm soát tốt vòng đời sản phẩm, giảm rủi ro hàng hoàn trả hoặc lỗi kỹ thuật.
Phương pháp này còn cải thiện trải nghiệm khách hàng
Khi hiểu đúng FIFO là gì và áp dụng chuẩn phương pháp FIFO là gì trong quản lý kho, doanh nghiệp không chỉ giảm rủi ro tồn đọng mà còn tăng tốc độ luân chuyển hàng hóa. Để tối ưu hơn, việc trang bị thiết bị hỗ trợ vận chuyển như xe đẩy hàng từ thương hiệu Nikawa sẽ giúp quá trình xuất – nhập diễn ra thuận lợi, hạn chế sai sót và nâng cao hiệu quả vận hành tổng thể.
>>> ĐỌC THÊM:
